Mặc dù hầu hết các thẻ mã vạch hoạt động theo những cách rất giống nhau thông qua đầu đọc mã vạch , một trong những ngoại lệ cho quy tắc này là định dạng RFID. Với RFID, hoặc nhận dạng tần số vô tuyến, dữ liệu được mã hóa trong một thẻ điện tử, phát ra một tín hiệu vô tuyến có thể được chụp bởi người nhận. Điều này cũng tương tự như khái niệm công nghệ mã vạch truyền thống, nhưng thay vì sử dụng một máy quét quang học để đọc dữ liệu mã hóa, RFID sử dụng sóng radio và máy thu radio để truyền tải và thu thập thông tin.
Thẻ RFID có thể rất khác nhau về kích thước và vật liệu phụ thuộc vào những gì ứng dụng đầu đọc mã vạch được thiết kế cho họ, nhưng cốt lõi của mỗi người về cơ bản là giống nhau. Một phần quan trọng của thẻ là một mạch tích hợp (IC), trong đó lưu trữ dữ liệu và được gắn vào một ăng-ten của một số loại trong thẻ. Các dữ liệu chứa trong vi mạch sau đó được chuyển đến một độc giả (còn gọi là chất vấn RFID) thông qua ăng-ten này.
Người đọc RFID hoạt động bằng cách phát ra sóng vô tuyến để thẻ, có thể mang các thông tin được lưu trữ, và cũng có thể thu thập các tin nhắn từ họ. Các thẻ RFID được phân loại là “hoạt động” khi họ được hỗ trợ bởi một pin và “thụ động” khi họ không. Trong một hệ thống thụ động với đầu đọc mã vạch , một đầu đọc RFID phát ra một trường năng lượng cung cấp điện cho các thẻ, trong khi hệ thống hoạt động, năng lượng pin chứa trong thẻ tag RFID chính được sử dụng để thúc đẩy một loạt các lĩnh vực năng lượng phát ra bởi người đọc.
Sau khi kích hoạt bởi các lĩnh vực năng lượng, các thẻ RFID có thể truyền tải dữ liệu của nó lại cho người đọc không giống như nhãn trên máy in mã vạch . Các dữ liệu thu thập được sẽ được chuyển đến một hệ thống máy tính trung tâm để hành động hơn nữa và giải thích, giống như trong công nghệ mã vạch khác.
RFID đại diện cho một bước tiến lớn trong công nghệ theo dõi thông qua đầu đọc mã vạch ở chỗ nó cho phép thẻ để được đọc mà không bị nhìn thấy, mà là cực kỳ hữu ích khi quét thiết bị nặng hoặc khi hoạt động ở một tốc độ rất nhanh. Ngoài ra, RFIDs cung cấp một lợi thế trong quét số lượng lớn và cũng có thể hoạt động mà không có lỗi trong môi trường đầy bụi bẩn, bụi và độ ẩm, cái gì mà máy quét quang học không thể làm được một cách nhất quán.