Mẹo sử dụng máy chấm công giúp quản lý nhân sự tối ưu nhất

Ngày nay, hệ thống máy chấm công tự động luôn là một trong những giải pháp được các doanh nghiệp lựa chọn nhằm hỗ trợ trong việc quản lý nhân sự và kiểm soát vào ra một cách chính xác nhất.

Vì sao máy chấm công là công cụ quản lý nhân sự tối ưu?

Không khó để trả lời vì sao máy chấm công là công cụ quản lý nhân sự tối ưu, bởi đây là một thiết bị công nghệ giúp các doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin nhân viên bằng cách ghi chép lại từng thời điểm những nhân viên đó ra vào một cách chuẩn xác. Sau đó chúng sẽ được tổng hợp và lưu trữ lại trên một phần mềm chuyên dụng để quản lý.

Nhờ sự tiến bộ của nền khoa học thì các hình thức hỗ trợ trong chấm công cũng được cải tiến hơn thay vì cách chấm công thủ công như trước mà các doanh nghiệp đã sử dụng bằng máy chấm công vân tay, chấm công thẻ từ hay phương pháp nhận dạng khuôn mặt.

Quy trình hoạt động chung của hệ thống máy chấm công

Sử dụng máy chấm công cũng khá đơn giản, chỉ cần vài thao tác mà bạn có thể quản lý toàn bộ số lượng nhân viên lớn ngay cả khi bạn không trực tiếp ở đó. Quy trình hoạt đọng của hệ thống máy chấm công như sau:

–       Nhân viên thực hiện các thao tác chấm công lên thiết bị bằng cách sử dụng thẻ hoặc là chấm công vân tay…

–       Lúc này máy sẽ tiến hành rà soát và kiểm tra một lượt các thông tin đã có sẵn bên trong cơ sở dữ liệu để xác nhận xem có hợp lệ hay không.

–       Thông tin dữ liệu hợp lệ hay không thì người vừa thao tác sẽ nhận được những thông báo cụ thể.

–       Tất cả những kết quả chính xác sẽ chuyển về và lưu trữ lại trên máy đồng thời cũng sẽ được hiển thị ra màn hình của máy.

Những điểm tối ưu mà máy chấm công vân tay mang lại

Quản lý bằng việc sử dụng máy chấm công vào thực sự sẽ đem đến những hiệu quả thực sự tối ưu nhất hiện nay. Nó tạo nên sự công bằng, minh bạch nhất đồng thời sẽ mang đến sự hài lòng nhất cho người sử dụng. Tất cả các thao tác được thực hiện nhanh chóng và chính xác với từng đối tượng cụ thể luôn đảm bảo cho mọi quy trình đều được diễn ra tự động mà không tiêu tốn quá nhiều thời gian của cả nhân viên lẫn doanh nghiệp.

Tất cả mọi dữ liệu sẽ được ghi chép cụ thể và chính xác nhất ở từng thời điểm mà nhân viên đó tới chấm công, dữ liệu nhất quán và không có sự sai sót xảy ra, giúp cho nhà quản lý dễ dàng kiểm tra và theo dõi mà không cần phải tới tận địa điểm. Đặc biệt độ chính xác và minh bạch là tuyệt đối, không có việc người ngoài vào thay đổi được cơ sở dữ liệu mà bắt buộc người truy cập vào hệ thống cần phải được phân quyền.

Ngoài ra, hoàn toàn có khả năng tích hợp quản lý nhiều hệ thống cùng lúc nếu như công ty đó có nhiều trụ sở cách xa nhau, máy chấm công luôn là công cụ hữu ích thay thế hoàn toàn con người trong việc quản lý nhân sự giúp cho việc quản lý luôn được diễn ra chính xác, giảm bớt được gánh nặng khi doanh nghiệp có khối lượng nhân viên lớn và thời gian để quản lý sẽ được rút ngắn đảm bảo được sự trung thực nhất giúp gia tăng hiệu quả và tính toán lương chính xác nhất cho doanh nghiệp của bạn.