Hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay đúng quy chuẩn

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay đúng quy chuẩn

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay đúng quy chuẩn. Sử dụng máy chấm công vân tay rất dễ dàng, thuận tiện, hiệu quả cho nhu cầu quản lý, tính lương cho nhân viên. Hình thành thói quen tốt cho mọi nhân viên công ty, mang đến hình ảnh văn minh hiện đại. Trực tiếp hạn chế tốt nhất những thói xấu của nhân viên công ty.

Đối với những doanh nghiệp, công ty về lĩnh vực văn phòng. Số lượng nhân viên trên 20 người, chưa có sự chỉn chu về giờ giấc. Nhân viên đi sớm, nhân viên đi muộn tạo thành môi trường làm việc chưa nghiêm túc. Hình thành thói quen xấu cho nhân viên công ty. Vì vậy lựa chọn máy chấm công vân tay được xem là giải pháp tốt nhất hiện nay.

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay đúng quy chuẩn:

Để tất cả nhân viên công ty đều có thể sử dụng các thiết bị chấm công vân tay. Được dễ dàng nhất thì quý khách hàng có thể có một buổi tập huấn và hướng dẫn sử dụng với nội dung 5 mục dưới đây:

1. Đăng ký vân tay:

– Chọn ngón tay có vân tay rõ nét nhất và không bị xước. Khi đăng ký, luôn đặt ngón tay thẳng, vân tay ép đều xuống mặt nhận vân tay. Với chính diện mắt đọc của máy chấm vân tay. Như vậy chúng ta đã xong bước đăng ký vân tay với máy.

2. Trong trường hợp xảy ra lỗi:

– Vân tay đã được đăng ký xong nhưng thiết bị báo không nhận vân tay.

– Tìm nguyên nhân: Là do vị trí đặt vân tay lúc đăng ký vân tay. Vị trí đặt vân tay lúc chấm công có khác nhau hay không?

– Giải pháp sử lý: đặt lại vân tay cho ngay thẳng, tiếp xúc đều trên bề mặt mắt nhận. Vân tay phải được đặt thẳng, ngay ngắn trên mắt nhận.

3. Khi máy tính và máy chấm công vân tay không kết nối được với nhau:

– Kiểm tra địa chỉ IP của thiết bị. Thiết bị và máy tính phải cùng lớp địa chỉ IP và được khai báo trên phần mềm.

– Mở cửa sổ lệnh run (phím tắt: logo window + R). Gõ vào dòng lệnh ping 192.168.1.201 (địa chỉ IP máy chấm công). Đường truyền tốt sẽ không hiện ra dòng chữ “reply from 192.168.1.201……….”

– Khi hiện ra dòng “Request time out”. Thì có nghĩa là đường truyền kết nối máy tính với thiết bị bị gián đoạn. Kiểm tra hệ thống dây cáp mạng từ PC đến thiết bị và switch (nếu có).

4. Nhân viên có đi làm nhưng phần mềm không tính công?

– Kiểm tra dữ liệu thô. Nếu không có dữ liệu chấm công thì có nghĩa nhân viên đó không chấm công.

– Kiểm tra dữ liệu thô có ghi nhận dữ liệu chấm công. Thì kiểm tra lại ca làm việc của nhân viên. Khoảng thời gian bắt đầu và cho phép chấm công. Các điều kiện vi phạm nội quy chấm công. Điều kiện bị coi là vắng mặt trong phần quy định chấm công. Để đảm bảo nhân viên đi làm đúng ca, không vi phạm các quy định bị coi là vắng mặt khi chấm công.

5. Các thao tác cần làm trước khi cài đặt lại máy tính có phần mềm chấm công

– Tải dữ liệu từ máy chấm công về máy tính.

– Thực hiện lưu trữ dữ liệu hiện tại vào một ổ đĩa khác với ổ C (nơi cài đặt window)

– Sau khi cài đặt lại máy tính, phần mềm chấm công. Thực hiện thao tác chọn dữ liệu từ file lưu trữ trước khi cài lại windows.

– Đăng ký lại phần mềm chấm công.

Như vậy bạn đã hoàn thành quy trình hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay rất đơn giản. Có thể bạn tháy hơi nhì nhằng. Nhưng chỉ sử dụng một lần lã bạn đã quen ngay. Bởi thiết bị chấm công bằng vân tay đã chinh phục hàng ngàn nhân viên công ty hiện nay.  

Tổng hợp những cách xuất file máy chấm công thông dụng hiện nay:

Để xem báo cáo chấm công. Người quản lý cần xuất file máy chấm công một cách chính xác. Nếu vẫn chưa am hiểu, quý khách có thể xem 3 cách xuất file máy chấm công thông dụng nhất sau đây:

1. Xuất file máy chấm công thông qua USB:

– Chuẩn bị sẵn 1 USB với tổng dung lượng tối thiểu là 2GB.

– Kết nối USB vào máy chấm công. Khi hiết bị không hỗ trợ cổng USB. Bạn có thể sử dụng dây cáp chuyển đổi để thay thế.

– Việc kết nối được thực hiện hoàn tất khi đèn trên USB sáng đèn xanh.

– Chọn quản lý USB > Tải về > Tải dữ liệu chấm công. Khi ở mục này bạn có thể tùy chọn xuất file ở tháng hiện tại. Hoặc các tháng khác theo nhu cầu.

– Nhấn chọn OK khi hệ thống thông báo thao tác xuất dữ liệu hoàn tất.

2. Những cách xuất file máy chấm công thông dụng nhất

– Xuất file máy chấm công qua mạng LAN – TCPIP

– Cách xuất file qua mạng làn này. Giúp bạn có thể kết nối với bất kỳ thiết bị máy tính nào nằm trong mạng nội bộ đó. Trước tiên bạn cần sử dụng dây mạng để kết nối máy chấm công và modem (hoặc switch). Tiếp đó, bạn cần kiểm tra địa chỉ IP của mạng nội bộ.

– Khi IP hiển thị dãy số 192.168.1.X. Hãy thay đổi thành 192.168.1.201 hoặc các số từ 201 đến 254. Để tránh bị trùng với các thiết bị khác tại công ty cho máy chấm công. Sau khi máy tính nội bộ và máy chấm công đã được kết nối hoàn tất, bạn chỉ cần đồng bộ và tải về file dữ liệu cần thiết.

3. Xuất file máy chấm công online bằng internet:

– Việc trích xuất dữ liệu sẽ trở nên đơn giản hơn. Khi bạn kết nối máy chấm công với mạng internet tại công ty, doanh nghiệp. Với  yêu cầu này yêu cầu máy chấm công phải có tính năng lấy dữ liệu từ xa. Bắt buộc phải cài đặt phần mềm hỗ trợ.

– Bên cạnh đó tại văn phòng đặt máy chấm công cho nhân viên. Mạng internet đang sử dụng phải có IP tĩnh hoặc tên miền DNS phù hợp.

– Để lấy dữ liệu từ xa. Bạn phải điều chỉnh địa chỉ IP của máy chấm công sao cho trùng hợp với địa chỉ IP của doanh nghiệp. Sau khi đã cài đặt xong máy chấm công qua internet. Thì toàn bộ các dữ liệu từ máy sẽ được cập nhật vào máy tính chủ. Việc xuất file sẽ trở nên vô cùng đơn giản.

Hãy đến với Fitech Việt Nam để được phục vụ và được cung cấp máy chấm công vân tay chính hãng giá tốt ngay hôm nay. Fitech Việt Nam với 15 năm kinh nghiệm lâu năm chuyên về máy chấm công. Chúng tôi sẵn sàng phục vụ 24h/24h. Xin vui lòng liên hệ qua Hotline:0908 582 968.