Mẹo sử dụng dữ liệu trên máy chấm công cho bộ phận kế toán

Dữ liệu trên máy chấm công vô cùng quan trọng, do đó mà bộ phận kế toán phải nắm rõ cách sử dụng dữ liệu này. Bởi trong quá trình công ty hoạt động sẽ có nhiều vấn đề xảy ra liên quan tới việc chấm công tính lương của nhân viên. Dưới đây Fitech chia sẻ cho bạn mẹo sử dụng dữ liệu trên máy chấm công cho bộ phận kế toán, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Cách sửa dữ liệu trên đầu đọc chấm công về thêm, xóa dữ liệu

Trong quá trình sử dụng máy chấm công không tránh khỏi những sai sót có thể xảy ra như: Công nhân chấm công nhưng máy chấm công không nhận được, thời gian làm việc của công nhân trên thực tế khác với trong máy chấm công, máy bị đầy bộ nhớ hoặc dữ liệu bị hỏng đột xuất khiến công nhân chấm công trong thời gian đó không được lưu lại…. Do đó mà khi tính toán lương bộ phận kế toán cần phải biết cách sửa dữ liệu trên máy chấm công để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp cũng như cho nhân viên. Các thao tác chỉnh sửa dữ liệu được thực hiện như sau:

–         Bước 1: Vào mục chấm công rồi lựa chọn quản lý dữ liệu ghi danh. Lúc này bạn muốn thêm, sửa , xóa của nhân viên nào đó bạn chọn tên của nhân viên và tiến hành thao tác chỉnh sửa. Khi sửa xong nhớ lưu lại để dữ liệu được cập nhật.

–         Bước 2: Trường hợp muốn xóa dữ liệu bạn chọn vào dòng chữ xóa và lưu lại.

Một lưu ý quan trọng cho bạn là trước khi thực hiện cách sửa dữ liệu máy chấm công thì cần phải có bước tải dữ liệu từ máy chấm công về máy tính rồi mới tiến hành các thao tác như trên.

Cách sửa dữ liệu trên thiết bị chấm công về thêm, xóa nhân viên

Đối với trường hợp muốn xóa tên của một nhân viên nào đó đã nghỉ việc ra khỏi máy chấm công để không gian lưu trữ trống thì bạn có thể làm theo hướng dẫn dưới đây:

–         Bước 1: Vào máy chấm công và chọn khai báo máy chấm công. Trong mục này bạn sẽ thấy IP máy chấm công của công ty hiện lên.

–         Bước 2: Bạn lên mạng dùng ID để đăng nhập vào server của máy chấm công. Trường hợp nếu muốn xóa nhân viên bạn vào mục dữ liệu, trong các lựa chọn bạn chọn quản lý nhân viên. Tại giao diện này bạn tích vào tên của nhân viên cần xúa và nhấn vào mục xóa trên thanh công cụ.

–         Bước 3: Nếu trường hợp không muốn xóa bằng phần mềm sẽ có cách sửa dữ liệu trên máy chấm công ngay tại máy chấm công để xóa nhân viên. Lúc này bạn nhấn giữ M/OK khoảng 5 giây để hiện ra danh mục chính và chọn vào người sử dụng, chọn tất cả người dùng và chọn tên nhân viên muốn xóa rồi nhấn OK. Chọn xóa để loại bở nhân viên đã nghỉ việc.

Trên đây là một vài cách sửa dữ liệu trên các thiết bị chấm công mà ban kế toán có thể áp dụng để việc thanh toán lương trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng thiết bị công nghệ như: Máy chấm công vân tay, máy in mã vạch… tại Fitech có thể liên hệ theo số hotline: 0908.582.968 để được tư vấn và hướng dẫn cụ thể.